지금 이 글을 보고 계신분들은 성공한 직장인 시간관리 습관들을 알기 위해 여기까지 오셨을 겁니다. 다들 워라밸을 꿈꾸며 입사를 하지만 하루의 대부분을 직장에서 보내는 우리 직장인들에게는 그게 말처럼 쉽지만은 않은데요.
저도 힘들었던 취준기간을 끝내고 사회초년생이 되면서 앞으로는 하고 싶은 것들 다 하면서 살고 싶었습니다. 하지만 현실은 하루종일 사무실에서 일만 하다가 퇴근하면 지쳐 쓰러지는 생활이 쳇바퀴처럼 반복되면서 인생에 회의감까지 들곤 했었는데요.
그랬던 제가 성공한 직장인 시간관리 습관들을 분석하고 여러 전문가들의 조언을 구해서 제 생활방식을 적극적으로 개선해나갔습니다. 그리고 그 노력의 결과로 정말 만족스러운 직장인 시간관리 프로세스를 구축했고, 지금은 하루를 다른 사람들보다 2배로 살고 있다고 얘기할 정도인데요.
소중한 자기시간을 2배로 만드는 성공한 직장인 시간관리 습관 10가지를 여러분들에게 공유하겠습니다.
1단계 : 라이프스타일 최적화
직장인 시간관리 1단계로 먼저 여러분들의 라이프스타일부터 최적화하겠습니다. 우리가 일상의 사소한 습관에서 뺏기는 시간들이 생각보다 많은데요. 이런 과정들이 하루 10분이라도 매일 누적된다면 우리의 시간은 복리로 뺏기게 됩니다.
- 하루 10분이면 1년에 60시간이 되고 10년이면 25일이 된다.
내 라이프스타일이 개선된다면 뒤에 이어질 직장인 시간관리 2단계, 3단계를 습관화하는 속도는 훨씬 빨라질 수 있는데요. 그래서 여건이 된다면 1단계부터 꼼꼼히 체득해나가시면 좋겠습니다.
1. 물건의 간소화
여러분들 집에는 혹시 버리기는 아깝지만 잘 쓰이지 않는 물건들이 쌓여있나요?
집에 물건이 쌓인다면 필요한 물건을 찾는데 시간을 쓰게 되고 쌓여있는 물건들을 정리하면서 한 번 더 시간을 쓰게 됩니다. 앞서 말씀드린 것처럼 이런 사소한 습관으로 쌓인 하루 10분이 나중에는 눈덩이처럼 커져서 10년이면 25일이 되거든요.
이런 점에서 볼 때 미니멀라이프(minimal life)는 직장인 시간관리에 정말 좋은 생활습관입니다. 집 안에 물건을 최소화해서 가사노동에 드는 시간이 대폭 줄어들기 때문이죠.
그러면 이쯤에서 제가 한 가지 질문을 더 드리겠습니다. 여러분들은 스티브 잡스와 마크 저커버그의 공통점을 아시나요?
바로 항상 같은 옷을 입는다는 건데요. 이 최고의 CEO들이 매일 같은 옷을 입는 이유는 업무에 최대한 집중하기 위해서라고 합니다. 사람은 매일매일 수많은 선택과 고민을 해야하는데요. 어떤 옷을 입을지처럼 작은 선택들이 쌓이면 피로와 스트레스를 증가시켜서 정작 중요한 선택을 할 때 지장을 주기 때문이라는 겁니다.
당연히 우리는 CEO가 아니기 때문에 이 정도로 선택을 줄일 필요는 없습니다. 평소에 옷을 좋아하고 매일 다른 옷을 입는 것만으로도 스트레스가 풀리는 사람에게 단벌을 강요한다면 오히려 더 큰 스트레스로 다가올 수 있거든요. 하지만 적어도 평소에 자주 입는 옷들을 한 곳에 정리한다면, 옷을 찾고 선택하는 시간을 줄여서 의미없이 허비하는 시간을 줄일 수 있습니다.
2. 일정관리 앱 생활화
주위를 둘러보면 일정을 따로 메모하지 않고 기억에 의존하는 분들이 많습니다. 저도 예전에는 기억력이 좋다는 근자감으로 딱히 메모할 이유를 모르고 살았는데요. 그랬던 제가 지금은 일정을 기록해두지 않으면 생활이 안될 정도로 라이프스타일이 많이 바뀌었습니다. 그 이유는 나이가 들어서 자꾸 까먹는 것도 있지만, 사람의 뇌는 해야할 일이 있으면 계속 신경쓰는 구조라는 것을 알게 됐거든요.
하나의 일정이 추가되면 뇌에 주는 자극도 하나가 추가된다고 가정해보겠습니다. 우리는 일상생활에서 가족 일정부터 지인들과의 일정까지 지속적으로 관리해야하고, 여기에 직장생활까지 더하면 연 단위, 월 단위, 주 단위로 수많은 일정을 관리해야하는데요. 그러면 이 일정들은 뇌에 수많은 자극이 되어 잡생각으로 번져 업무의 효율이 급격히 떨어트리게 됩니다.
그렇기 때문에 이제부터는 기억력에 의존하는 것보다 플래너나 스마트폰의 일정관리 앱을 활용하는 것을 추천합니다.
- 개인적으로 플래너보다는 우리가 언제 어디서든 소지하고 다니는 스마트폰의 일정관리 앱을 추천한다.
이것은 자이가르닉 효과를 활용한 잡생각을 효과적으로 없애는 방법 중에 하나인데요. 일정을 다른 곳에 기록하는 순간, 우리는 언제 무슨일을 해야한다는 강박관념에서 벗어나 지금 해야하는 중요한 일들을 위해 뇌의 사고를 비울 수 있게 됩니다.
- 잡생각을 효과적으로 없애는 방법을 이용하면 분노의 감정도 조절할 수 있다. 분노의 감정은 머릿 속에서 집중력을 흐트려 효율적인 시간관리에 지장을 주기 때문에 최대한 해소해야 한다.
3. 생체리듬 유지
대부분의 직장인은 주말만 기다리며 평일을 살아갑니다. 그리고 자연스럽게 금요일이 되면 다음날이 주말이라는 것을 이용해서 밤 늦게까지 술자리를 갖는 분들이 굉장히 많으신데요. 저도 20대의 금요일은 항상 약속을 잡고 밤 늦게까지 술자리를 가졌었습니다.
하지만 금요일을 그렇게 보내면 토요일은 숙취로 침대에서 하루를 다 보내게 되고 생체리듬이 깨져서 그 다음주까지 영향을 주게 되는데요. 그래서 효율적인 직장인 시간관리 위해서라도 금요일은 술자리를 최대한 갖지 않아야 하고, 불가피한 경우에는 술자리를 1차에서 끝내도록 노력해야합니다.
경험상 술자리가 2차, 3차로 이어진다고해도 만취한 상태에서는 서로에게 의미없는 시간만 보내게 됩니다. 혹시 1차에서 자리를 정리하면 분명히 술에 취해 손가락질하는 분들이 있을텐데요. 그것도 그때 뿐이지 다음 날 잘 기억도 잘 못하기 때문에 크게 마음 쓸 필요가 없습니다.
그외에도 평소 생체리듬을 유지하는데 도움을 주는 몇 가지 습관들을 짚어보고 다음으로 넘어가겠습니다.
- 규칙적인 생활습관을 가진다.
- 꾸준한 운동으로 체력을 유지한다.
- 합리적인 식습관을 갖는다.
- 불필요한 감정은 즉시 컨트롤한다.
2단계 : 업무효율의 극대화
직장인 시간관리 1단계에서 여러분들은 라이프스타일을 최적화했습니다. 이제 2단계에서는 여러분들의 업무효율을 극대화할건데요. 업무시간 내 모든 일을 처리해서 여러분들의 직장생활을 야근과 휴일출근이 없게 바꿔드리겠습니다.
4. 잘못된 업무습관 개선
직장인 시간관리 실패하고 야근과 휴일 출근을 밥먹듯이 하는 사람들의 공통점은 잘못된 업무습관에서 시작합니다. 저도 예외는 아니었는데요. 제가 이런 잘못된 업무습관들을 개선해보니까 체감상 생산성이 2배는 올라간 느낌이 들었습니다. 여러분들도 한 번 보고 그냥 지나치는게 아니라 효율적인 직장인 시간관리 위해 최대한 적용할 수 있도록 노력해보세요.
① 미루는 습관을 극복해라.
잘못된 업무습관들을 하나둘씩 나열해보면 여러가지가 있겠지만 가장 대표적인건 바로 미루는 습관입니다. 미루는 습관은 업무시간의 집중력을 떨어트려 야근과 휴일 출근을 유발하기 때문에 반드시 개선해야 할 습관인데요. 그렇다면 우리는 어떻게 미루는 습관을 고칠 수 있을까요?
한 연구에서 미루는 습관의 이유를 분석한 결과, 대표적으로 게으름, 자신감 부족, 일의 어려움 및 책임회피가 본인도 모르는 사이에 업무를 미루게 만든다고 합니다.
그래서 가장 먼저 천재지변과 같이 내가 어떻게 할 수 없는 불가피한 이유가 있는게 아니라면 미루지 않겠다는 자기만의 원칙을 세우는 것이 좋은데요. 미루는 습관은 직장인 시간관리 지장을 주는 안좋은 습관이라는 것을 인정하고 하기 싫은 업무를 일단 마주하는 태도를 가지도록 노력해야합니다.
그리고 업무를 여러 부분으로 나누어 중요도 순서로 정렬한 뒤, 중요한 업무부터 작은 업무 여러 개로 나눠보세요. 그러면 놀랍게도 업무에 부담이 줄어들어 잘 할 수 있을 것 같은 자신감이 생기고 집중력도 높아지게 됩니다.
② 완벽주의를 내려놓아라.
요즘은 사람의 성격 유형을 파악할 때 MBTI 성격 심리검사 결과를 참고하잖아요? 그래서 저도 제 MBTI가 궁금해서 유료검사를 해봤는데 결과는 INFJ였습니다. 전 세계에서 가장 적은 비율을 차지하는 INFJ는 완벽주의 성향이 강하다고 하는데요. 저도 이런 완벽주의 성향때문에 학창시절에도 너무 꼼꼼하게 공부하는 등 시간낭비가 심했습니다.
물론 완벽주의의 장점도 분명히 있어요. 하지만 모든 일을 완벽하게 하려고 하면 일을 더 망치는 경우가 훨씬 많습니다. 그래서 직장인 시간관리 측면에서 적정선을 알고 내려놓는 것이 즐거운 마음을 유지하는 비결이 될 수 있어요.
그러면 어디까지가 완벽주의인지 궁금하실 겁니다. 그 경계를 찾기 위해서는 우리가 하는 행동이 부가가치로 이어지는지로 알 수 있는데요.
보고서 작성을 예로 들어보겠습니다. 다들 아시다시피, 보고서에서 글씨체, 글자크기, 문단 정렬 등을 꼼꼼하게 정리하면 깔끔해서 보기 좋은건 맞아요. 하지만 그 적정선을 넘어 여기에 너무 많은 에너지를 쏟고 있다면 보고의 본질에 집중할 에너지가 분산될 뿐만 아니라, 보고의 적정 타이밍인 골든타임을 놓칠 수도 있게 됩니다.
직장인 시간관리에서는 상대방의 니즈를 제대로 파악하는 것이 정말 중요한데요. 직장상사나 고객은 짧고 간결하면서도 즉각적인 답변을 원하기 때문에 완벽을 추구하는 습관이 오히려 마이너스의 결과를 가져올 수 있습니다.
완벽주의를 내려놓기 어려운 분들은 아래 방법을 활용하면 많은 도움이 될겁니다.
- 상대방이 원하는 것을 파악해라.
- 어떤 일이든 처음부터 완벽할 수 없다.
- 모든 부분이 완벽하지 않아도 된다.
- 실용적인 부분만 분석하라.
- 될 대로 되라는 생각을 가져라.
③ 성공한 직장인은 거절을 잘한다.
직장인 시간관리에 관심을 가지면서 제가 가장 부족하다고 느낀 것이 바로 거절하는 것이었습니다. 저는 학창시절부터 친구들이 “직장인W는 착한 얘기만 한다.”라고 말할 정도로 주변에 착한 사람으로 인정받으려고 노력했었는데요. 지금와서 생각해보니 이건 착한 사람 콤플렉스였고, 그건 INFJ들의 주요 특징 중에 하나였습니다.
주변 사람들에게 폐를 끼치지 않으려 하는 성격이 일상생활에서는 잘못된 것이 아닙니다. 하지만 직장에서는 얘기가 달라지죠. 밀려오는 업무와 부탁을 거절하지 못하는 예스맨은 직장인 시간관리에서 실패자가 될 수밖에 없습니다.
능력 밖의 일을 떠 맡다보면 주변사람들과 직장에서 칭찬을 받을 수는 있어요. 하지만 그게 본연의 업무에 지장이 생겨서 야근과 주말출근으로 이어진다면 삶의 질이 떨어지고 장기적으로는 번아웃이 오게 됩니다.
예스가 승진으로 이어지지 않는게 바로 이런 이유때문인데요. 제대로 못할거면 거절하는 것이 백 번 낫기 때문에 거절을 잘하는 사람이 결과적으로 승진도 빠른 경우가 많습니다.
그러면 저 같은 INFJ 성향의 사람들은 거절을 어떻게 잘할 수 있을까요?
거절도 스킬이 필요한데요. 진심을 다해서 완곡하게 거절한다면 상대방이 기분나쁘지 않게 거절할 수 있습니다. 아래 방법을 활용해보세요.
- 상대방의 요구를 인내심있게 경청한다.
- 요구를 받아줄 수 없다면 생각할 시간이 필요하니 언제까지 답변을 주겠다고 약속한다.
- 신중하게 고민해본 것과 상대방이 얼마나 중요한 사람인지 느낄 수 있을 만큼 보여준 다음 거절한다.
- 거절은 진지하고 확고한 태도를 보이면서도 상냥하고 친절하게 한다.
- 거절하는 이유를 구체적으로 말한다.
- 거절하는 건 상대방이 부탁한 일이지 상대방 자체가 아니라는 걸 분명히 한다.
- 제3자를 통한 거절은 절대 하지 않는다.
5. 뚜렷한 목표설정
잘못된 업무습관을 개선했다면 벌써 업무 효율이 50%는 높아졌을겁니다. 여기서 업무효율을 더 끌어올리기 위해서는 목표설정이 최우선인데요. 숲을 보지 않고 눈 앞의 일만 처리하다가 뒤늦게 목표가 눈에 들어온다면 처리했던 일도 다시 수정해야하는 경우가 발생할 수 있기 때문입니다. 한마디로 일을 두 번하게 되는 거죠.
하버드대학 실험에 따르면 분명하면서도 장기적인 목표를 가졌던 3%의 사람들은 25년 동안 인생목표를 바꾸지 않았고 그 결과로 자수성가하거나 사회에 큰 영향을 주는 인물이 되었다고 해요.
- 그외 97% 중 단기목표를 가진 10%의 사람들은 25년 후 중상류층이 되었고, 목표가 불분명했던 60%의 사람들은 중하층, 목표가 없었던 27%는 하층에서 벗어날 수 없었다.
이 실험결과가 모든 것을 대변하는 건 아니지만, 목표설정을 뚜렷하게 하는 것이 효과적인 시간관리로 이어져 성공한 직장인 초석이 된다는 것은 누구나 알 수 있습니다. 그래서 새로운 일이라도 무작정 시작하기보다는 전체를 한 번 그려서 뚜렷한 목표를 설정한 뒤에, 단계별로 일을 처리해나가는 것이 결과적으로 시간을 절약할 수 있습니다.
6. 업무의 분류 : 아이젠하워 원칙
목표설정을 마쳤다면 이제 업무를 분류해서 불필요한 일은 잘라내겠습니다. 이 과정에서 우리는 아이젠하워 원칙을 활용할건데요. 아이젠하워 원칙은 대부분의 급한 업무는 중요한 업무가 아닐 수 있고, 중요한 업무라도 급한 업무가 아닐 수 있다는 생각에서 출발했습니다. 이 아이젠하워 원칙으로 중요도와 급선무에 따라 업무를 4개의 구역으로 구분해볼게요.
- 중요하면서 급한 일 : 즉시 처리해야할 일
- 중요하지만 급하지 않은 일 : 중요하지만 순차적으로 진행할 일
- 중요하지 않지만 급한 일 : 어쩔 수 없이 하는 일
- 중요하지 않으면서 급하지도 않은 일 : 불필요한 일
이렇게 아이젠하워 원칙을 이용해서 업무를 분류해보면 효율적인 직장인 시간관리 이어질 수 있는데요. 대부분의 사람들은 급한 일을 중요하다고 느끼기 때문에 세번째 구역에 시간의 35%를 쓰고 업무적 스트레스가 전혀없는 네 번째 구역에는 시간의 15%를 쓴다고 합니다. 결국 시간의 50%를 중요하지도 않은 일에 사용하고 있다는 거죠.
이제 우리는 아이젠하워 원칙에 따라 네 번째 구역에 해당하는 불필요한 업무는 과감하게 하지 않습니다. 그리고 첫 번째 구역에 해당하는 중요하면서 급한 일은 최대한 다같이 집중해서 끝내고, 두 번째, 세 번째 구역의 업무를 섞어가며 순차적으로 진행한다면 일의 효율은 극대화 될 것입니다.
7. 신속한 의사결정
평소 우유부단한 성격으로 결정을 못내리는 사람들이 있습니다. 우리는 이것을 흔히 결정장애라고 부르는데요. 결정장애가 있는 직장상사와 일하면 에너지와 시간을 얼마나 많이 뺏기는지 다들 한 번쯤은 느껴보셨을 겁니다. 그만큼 의사결정을 신속하게 하는 것이 주변 직장인들의 시간관리까지 도움을 주는 건데요.
우리는 아직 결정할 직급이 아니니까 이 부분은 스킵할까 생각하실 수 있는데, 직급이 높은 사람만 결정을 하는 것은 아닙니다. 일반적인 업무처리 프로세스는 직급이 낮은 사람의 사소한 결정들이 모인 결과를 가지고 직급이 높은 사람이 큰 결정을 내리는 시스템인데요. 그래서 직급이 낮은 사람들이 오히려 결정할 일은 훨씬 많습니다.
결국 우리는 검토를 줄이고 그 자리에서 바로 결정하는 습관을 길러야 합니다. 바로 결정을 내리기 어려운 상황이라면 적어도 언제까지 결정을 내리겠다는 기한이라도 정하는 것이 좋은데요. 이것은 시간관리를 떠나서 상대방에게 결정을 내린 듯한 인상을 주기 때문에 전문적이라고 느껴져 우리를 얕보지 못하게 됩니다.
그러면 신속한 의사결정은 어떻게 해야할까요?
의사결정을 할 때 시간이 걸리는 이유는 결정하는 기준이 명확하지 않거나 기준에 대한 우선순위가 애매하기 때문인데요. 하지만 우리는 이것들을 이미 알고 있습니다. 바로 앞서 설정했던 목표가 기준이 되고, 아이젠하워 원칙에 따른 분류의 과정이 기준에 대한 우선순위거든요.
이렇게 업무의 목표와 분류의 과정을 바탕으로 판단의 근거를 만들어간다면 자연스럽게 신속한 의사결정으로 이어지게 됩니다. 비판을 받더라도 판단의 근거가 있기 때문에 일을 추진할 수 있는 자신감이 생기기 때문이죠.
3단계 : 시간관리 프로세스 구축
우리는 직장인 시간관리 2단계에서 잘못된 업무습관을 개선하고 뚜렷한 목표설정을 통한 방향성과 업무의 분류에 따른 불필요한 일을 줄였다면 이미 업무의 효율성은 극대화되었습니다. 이제 마지막 3단계에서 직장인 시간관리를 위한 최종 프로세스를 구축하겠습니다.
8. 시간계획 수립
주어진 업무시간 내 모든 일을 처리하려면 업무별로 시간을 분배하기 위한 계획을 수립해야합니다. 하지만 직장에서는 내가 통제할 수 있는 시간과 통제할 수 없는 시간이 있는데요. 효율적인 시간계획을 수립하기 위해서는 이 두 종류의 시간을 적절하게 배치하되 우선순위를 기준으로 시간을 재분배해야 합니다.
시간계획을 수립할 때 월요일은 가급적 일정을 비우는 게 좋습니다. 대부분 회사에서는 월요일에 한 주의 방침을 결정하는 회의를 하기 때문에 월요일은 방침에 따라 한 주의 계획을 조정하는 시간으로 쓰는 것이 효율적이거든요.
따라서 월요일을 약속 날짜로 잡는 것보다는 월요일에 연락을 해서 다른 날을 약속을 잡는 게 좋습니다. 월요일부터 정신없이 시작하면 1주일 내내 정신없이 지나갈 수 있어요.
그리고 한 주가 끝나기 전에 가급적 일을 마무리하고 일요일 저녁에는 다음 주 일정을 검토하는게 좋습니다. 왜냐하면 해야할 일을 미리 인지하고 있으면 월요일에 일정을 조정하기가 훨씬 수월하기 때문이에요.
9. 골든타임의 활용 : 파레토법칙
파레토법칙은 19세기 말 경제학자 파레토가 제시한 80:20 법칙으로 상위 20%의 소수가 전체 생산의 80%를 해낸다는 경제이론인데요.
직장인 시간관리를 다루는 포스팅에서 제가 왜 경제학 얘기를 하고 있을까요?
바로 파레토법칙은 우리 사회에도 적용되는 법칙이기 때문인데요. 우리는 이것을 시간관리에 활용할 겁니다. 파레토법칙에 따르면 회사 성장의 80%는 20%의 직원들이 이룹니다. 그리고 창의적이고 성과가 큰 80%의 업무는 20%의 시간에서 결정되는데요.
이걸 우리 개개인에게 적용하면 내가 이룬 80%의 성과는 내가 일하는 시간의 20%에서 결정됩니다. 사람은 하루종일 집중할 수는 없기 때문인데요. 하루의 20%에 불과한 골든타임을 파악해서 그 시간에 중요한 일을 한다면 노력을 적게 들이고도 훨씬 좋은 성과를 거둘 수 있게 됩니다.
나머지 80%의 시간 중 가장 집중력이 떨어지는 비골든타임에는 외출 약속을 잡으면 좋은데요. 업무와 기분전환의 두 마리 토끼를 잡아서 생산성을 극대화할 수 있기 때문입니다.
이런 식으로 하루의 골든타임과 비골든타임을 구분해서 각 상황에 맞는 업무를 한다면 이보다 더 효과적인 시간계획은 없을거에요.
10. 자투리시간 활용
지금까지는 시간을 효율적으로 쓰는 방법을 알려드렸다면 직장인 시간관리 마지막은 여러분의 숨어있는 시간을 찾아드릴 겁니다. 흩어진 자투리 시간만 잘 활용해도 우리의 하루는 훨씬 길게 느껴지거든요.
먼저 우리가 업무를 처리하다보면 업무와 업무 사이에 중간 틈이 있습니다. 그 틈이 만약 5분이라면 거래처와 통화를 할 수 있고, 10분이라면 메일을 정리할 수 있는데요. 이런 생각으로 업무 사이의 틈을 모아보면 하루에 이런 자투리시간이 생각보다 많다고 느껴질 겁니다.
이 자투리시간에 동료들과 잠깐 수다를 떨면서 컨디션을 올리는 것도 괜찮은데요. 하지만 반드시 하던 일이 끝난 후 다음 일을 시작하기 전에 하시길 추천합니다. 일을 하던 중간에 휴식시간을 가지고 돌아오면 내가 어디까지 일을 했었는지 다시 한 번 점검해야하는 전환비용이 발생할 수 있거든요.
저 같은 경우에는 자투리시간에 주로 메일을 정리합니다. 페리스 리서치 연구에 따르면 직장인은 하루 평균 50통이상의 메일을 수신하고 25통이상을 발신하며 매주 70통의 스팸메일을 받는다고 하는데요. 이렇게 많은 메일을 가장 집중력이 좋은 골든타임에 처리한다면 시간관리 효율성이 급격히 떨어지기 때문에 메일처럼 많은 집중력이 필요하지 않은 일은 자투리시간에 틈틈이 처리하는게 좋습니다.
여기까지가 성공한 직장인 시간관리 습관 10가지입니다. 개인별 상황이 모두 다르기 때문에 누군가는 맞지 않을 수 있는데요. 아무리 성공한 직장인 위주로 분석하고 분야 전문가들의 조언을 받아 이렇게 정리했다하더라도 시간관리라는게 정답이 없고 방법 또한 정말 다양할 수밖에 없습니다. 이 글이 많은 분들에게 적용될 수 있었으면 좋겠지만 그렇지 않더라도 본인에게 가장 잘맞는 방법을 꼭 찾아서 시간을 지배할 수 있는 직장인이 되면 좋겠습니다.